Otimizando o Onboarding com Pipefy AI
Escrito por Lenyn Culpi, Service Desk na Pipefy.
Assim como em todas as empresas, uma das dores que sempre gera fricção entre as áreas é o processo de OnBoarding, seja pelas integrações de diversos sistemas, ou pela necessidade de envolver áreas distintas, como as de Talent Acquisition, Compensations, IT, Workplace e RH, etc. Na Pipefy não seria diferente, porém aqui nós resolvemos essa dor com o uso do Produto Pipefy e do Pipefy AI.
A Pipefy tem se tornado cada vez mais eficiente na tarefa de facilitar a vida dos operadores e gestores de processos. Com as novas implementações de automações, IA’s e compatibilidades de integração, ela tornou-se uma ferramenta essencial quando se trata de segurança de dados, fidelidade de processos e, acima de tudo, economia de tempo nos processos manuais internos.
Uma das várias utilidades da nossa ferramenta é controlar e gerenciar o processo de onboarding dos novos colaboradores, desde a assinatura do contrato até a integração final no workspace onde nosso produto interno é utilizado para mapear e otimizar esse processo, aumentando a eficiência a cada nova equipe que participa, e com isso as automações de processo tornando-se mais eficientes e menos suscetíveis a falhas humanas, garantindo, assim, segurança, eficiência e benefícios financeiros em todas as etapas.
Entre os benefícios de utilizar o Pipefy, o fato do processo torna-se modular, permitindo que cada fase do onboarding seja ajustada de acordo com as necessidades específicas de cada time ou departamento, facilitando assim personalização do processo para diferentes funções enquanto mantém a consistência e a padronização é seu maior diferencial. As automações asseguram que, à medida que novos times se envolvem, o sistema continua a melhorar e a se adaptar de maneira contínua,permitindo a escalabilidade à medida que a empresa cresce adequando-se rapidamente aos processos , imprevistos e situações extras permitindo que mesmo diante de mudanças inesperadas seja possível que continue funcionando de maneira eficiente, sem comprometer a consistência ou a qualidade das etapas já estabelecidas. Dessa forma, o sistema torna-se mais dinâmico e capaz de responder de forma ágil às necessidades da empresa.
A utilização do Pipefy AÍ dentro do nosso fluxo permite a leitura de documentos e o preenchimento automático dos campos quando recebemos um novo arquivo. A execução é simples: o documento é recebido e anexado ao card correspondente, e a Pipefy IA faz a leitura, extrai as informações relevantes para aquela fase do processo e preenche automaticamente os campos relacionados, fazendo com que um processo pode ter um ganho de eficiência global de 60% a 70% nessas condições com base nos dados retirados do time de de IAM (Identity and Access Management), significando uma economia de tempo, redução de erros e custos operacionais, além de uma maior capacidade de escalar e melhorar continuamente o processo à medida que a empresa cresce.
É importante ressaltar que, por motivos de segurança, a Pipefy IA não retém esses dados e assim que as informações são transferidas para o card, a Pipefy IA descarta esses dados. Além disso, dados sensíveis ou pessoais não são utilizados para treinar nem para melhorar a Pipefy IA.
Um outro ponto crucial é que, com os registros e logs detalhados dos projetos junto às Dashboards do Pipefy, conseguimos metrificar com precisão e eficiência o impacto de cada nova implementação fazendo com que as métricas extraídas diretamente do processo nos permitam avaliar de forma objetiva se uma mudança foi eficaz ou não, fornecendo assim dados concretos para tomar decisões informadas. Essa funcionalidade nos ajuda a identificar rapidamente pontos de melhorias para ajustar as estratégias em tempo real, garantindo que cada implementação contribua de maneira efetiva para o desempenho geral do processo.
